Aanpassen en samen spelen in de werksfeer

In het algemeen dragen we elk een bepaalde emotionele bagage met ons mee. We krijgen die op allerlei manieren mee van ouders en onze omgeving en via de vorming en ervaringen in het algemeen die we in onze jeugd en in ons verdere leven ondergaan. Die bagage maakt dat we ons veelal niet zomaar vrij en onbevangen kunnen openstellen naar en verbinden met anderen. In een werkomgeving is onderlinge afstemming in houding en op emotioneel vlak dan ook nodig. We zullen ons in een bepaalde mate ook structureel moeten aanpassen aan elkaar. In het dagelijkse leven moeten we überhaupt voortdurend schakelen - ook binnen die meer structurele onderlinge verhoudingen - om zaken samen voor elkaar te krijgen en om in een plezierige, comfortabele sfeer (samen) te kunnen werken. Doorgaans hanteer je daar samen bepaalde expliciete (spel)regels bij. Bijvoorbeeld in de vorm van een bedrijfsreglement en concrete aanvullende afspraken binnen een team.

Daarnaast vormen zich in de loop der tijd allerlei gezamenlijke gewoontes oftewel patronen, maar ook minder expliciete en minder vaste spelregels. Dat kan tussen 2 specifieke collega's onderling zijn - in het bijzonder tussen een leidinggevende en teamlid - en het kan binnen een team in het algemeen zijn. En uiteraard zal dat ook aan de orde zijn met iemand van buiten je team, met wie je via regelmatig contact een bepaalde relatie ontwikkelt. In dit samenspel kun je je als spelers meer of minder open en flexibel opstellen. Je kunt je daarbij sterk laten leiden door een behoefte aan eigen comfort en/of veiligheid. Dan ontwikkelt zich een vooral egocentrische cultuur in je eigen werksfeer. Als dat de norm is binnen het team en de bredere organisatie zal die cultuur zich ook in die bredere context ontwikkelen. In de afgelopen decennia van individualisme en neoliberalisme en daarmee samenhangend materialisme en kapitalisme zijn we met zijn allen richting die egocentrische kant bewogen. Je kunt dat samenspel daarentegen ook aangaan vooral met oog op een optimale gezamenlijk sfeer en samenwerking. Dan ontstaat een meer open en sociale sfeer.

Bij Het Nieuwe Werken ontstaat meer ruimte voor en dynamiek in onze persoonlijke werksfeer, gekoppeld aan minder directe sturing door een leidinggevende en aan meer eigen verantwoordelijkheid voor die inrichting van ons werk en voor het samenspel binnen een team. Daarbij staan we elk en als team weer voor de keuze om onze eigen en onze gezamenlijke spelregels te bepalen. Daarbij zullen we vaak de neiging vertonen om ons - als dat in lijn is met de oude werksfeer - wederom vooral beschermend en/of egocentrisch op te stellen oftewel primair voor dat eigen comfort te gaan. Het biedt echter ook een mooie kans om samen - in goede afstemming - een nieuwe meer sociale en minder rigide sfeer op te bouwen. Een sfeer waarin vertrouwen ontstaat dat anderen niet - bewust bedoeld of onbedoeld - misbruik zullen maken van méér openheid. In zo’n meer open sfeer zal meer ruimte zijn voor win-win relaties en synergie. Daarmee kun je zelf en gezamenlijk als team vleugels krijgen, oftewel in flow raken waardoor je individueel en samen zaken moeiteloos kunt realiseren op een meest intuïtieve en creatieve manier.

Er zit veel van deze tweede manier in het vrije speelgedrag van een groep kinderen, bijvoorbeeld in de pauzes op school. Nadat ze een paar uur samen opgesloten hebben gezeten in een klaslokaal en zich hebben moeten onderwerpen aan de regels van hun school en hun meester (...) voor de klas, laten ze hun passie (oftewel levenslust), emoties en eventuele creativiteit de vrije loop. Samen gaan ze dan een bekend of een nieuw spel spelen, met al dan niet vastomlijnde regels. In de loop der tijd kiezen ze vaak samen met vaste vriendjes en/of vriendinnetjes hun vaste leuke spelletjes met vaste regels. Dat is een garantie voor plezier, ligt dicht bij de hand, is iets waar ze zich al in de aanloop van het speelkwartier op kunnen verheugen en biedt ook een bepaalde voorspelbaarheid en daarmee houvast. Sommigen blijven echter ook continu nieuwe speelkameraadjes opzoeken en/of nieuwe spelletjes verzinnen en uitproberen. Een enkeling wordt helaas regelmatig gepest en mag met niemand - of misschien een enkele keer met iemand die niet aan het pesten wil meedoen - meespelen en wordt vooral gedwongen om zichzelf bezig te houden. Ook zal hij/zij zichzelf zo veel mogelijk gaan beschermen tegen het pesten.

In de werksfeer zie ik als meest wenselijk een subtiele mix van enerzijds die vaste speelmakkers, spelletjes en - niet te rigide - spelregels en anderzijds de mogelijkheid om zo nu en dan of regelmatig een ander spel en/of met anderen te spelen. Ook kan het wenselijk zijn om in de loop van de tijd min of meer vaste regels aan te passen of daar tijdelijk van af te wijken. Om dat te laten gebeuren is het handig als er (spel)leiders zijn die niet hardnekkig vasthouden aan rigide ideeën, voorkeuren en regels maar die een sfeer creëren die uitnodigt tot dat vrije spelen en die zorgen dat iedereen zich op een open manier met elkaar kan verbinden en constructief kan samenwerken.

Out of or back into the box? – een pleidooi voor een nieuwe inspirerende werksfeer

Wordt de nieuwe ruimte via het plaats- en tijdonafhankelijk werken bij Het Nieuwe Werken (HNW) door teams benut om samen een inspirerende constellatie en open werksfeer te creëren of vormt iedereen binnen die nieuwe werkomstandigheden meteen weer een eigen veilig afgeschermde comfortzone? 

In de meeste praktijksituaties waarin HNW is doorgevoerd blijkt de nadruk wat betreft gedrags- en cultuurverandering sterk te liggen op het überhaupt zorgen dat er thuis gewerkt wordt en het flex- en thuiswerken in goede banen wordt geleid. Leidinggevenden die van oudsher gewend zijn om directief te sturen en waarde te hechten aan de directe zichtbaarheid oftewel aanwezigheid van hun teamleden zijn daarbij vooral bezorgd over wat er buiten hun zicht wel of niet gebeurt. Heeft de medewerker wel voldoende zelfdiscipline? Wordt hij/zij niet te zeer afgeleid door hond, kinderen, games, social media of een lekker partijtje tennis op een zonnige middag? Wat doet de fysieke afstand tussen medewerkers met de teamgeest? En hoe gaat dit de verbinding, afstemming en kwaliteit van de output raken en worden de targets überhaupt gehaald? Het zijn reële en soms terechte zorgen, die veel aandacht vragen van een manager bij de veelal radicale verandering in de fysieke omgeving en de constellatie, waarbinnen een team en haar teamleden opereren. Die manager blijft tenslotte eindverantwoordelijk.

Naast het motiveren van medewerkers - en zo nodig ook die leidinggevende - om thuis te gaan werken en niet steeds op dezelfde flexibele werkplek op kantoor te gaan zitten, neigt men bij HNW verandertrajecten vooral in spelen op die zorg van die manager. Er wordt echter niet of nauwelijks gekeken hoe de ontstane ‘speelruimte’ benut kan worden om medewerkers meer met elkaar te laten verbinden en soepeler samen te laten werken. De potentie van een aanzienlijk hogere productiviteit daarvan wordt dan ook veelal niet gehaald. Daarbij moet ik denken aan Herman Wijffels, die al een paar jaar geleden op basis van onderzoek stelde dat in veel organisaties maar 35-50% van het potentieel benut wordt. “Je kunt net zo goed tegen medewerkers zeggen: laat de helft van jezelf maar thuis!” was zijn reactie daarop. Bij thuiswerken gebeurt dat natuurlijk ook per definitie, alleen is die helft ook dan niet betrokken bij het (thuis)werken… 

Om te komen tot die hogere benutting van het potentieel van die medewerkers zie ik een behoefte aan een fundamentele nieuwe visie op duurzaam samenwerken oftewel ‘maatschappelijk verantwoord organiseren’. Een visie die zich richt op een interdependente samenwerking, in lijn met het model van de ‘7 habits of highly effective people’ van Stephen Covey. En dan niet primair gericht op ondernemerschap, maar vooral op een sterke verbinding rondom gemeenschappelijke doelen en waarden en het werken vanuit een inspirerende verbinding en gezamenlijke sfeer. Werkelijk samen werken en in een zelfde richting bewegen, zoals bijvoorbeeld een zwerm vogels dat doet, geeft energie in plaats van dat het dat kost. Het betekent echter ook het loslaten van een comfortzone die vaak sterk samenhangt met individualisme, egoïsme en angst. Angst om inkomen, baan, status en/of bezit kwijt te raken, om emotioneel gekwetst te worden en/of om controle te verliezen.

Dat gaat over een cultuur die is terug te zien zowel in de profit sector als binnen de overheid. In die eerste zijn het neoliberale denken en de groei economie belangrijke factoren die dat in het verleden hebben gevoed. De overheid heeft zo zijn eigen krachtenvelden en dynamiek, maar ook daar zijn velen geneigd steeds weer een eigen veilige comfortzone te creëren en te verdedigen. Die comfortzone geeft controle en daarmee in zeker zin een bepaalde rust. Maar het maakt ook dat mensen op de automatische piloot varen en uitdagingen uit de weg gaan. Onverwachte wendingen en nieuwe omstandigheden worden dan ook eerder spannend, aangezien men niet gewend is om te improviseren en af te wijken van gebaande paden. Het ontwikkelen en vasthouden van veilige gedragspatronen wordt ook nog eens gestimuleerd door vergaande bureaucratisering en/of compliance, zoals bij de politiek gevoelige overheidsorganen en bij financiële instellingen.

Ook de bestuurscultuur die vaak gedomineerd wordt door egowaarden als geld, status en macht vormt de basis voor een dergelijke werkcultuur. Maar zelfs voor een 'verlichte' welwillende top binnen een organisatie valt het vaak niet mee om op andere managementlagen en op de werkvloer mensen te bewegen hun comfortzone los te laten. Er is meer nodig om samen een vrijer, inspirerender en productiever organisch systeem te vormen. Een systeem dat qua afstemming en motivatie dichter bij onze oorspronkelijke menselijke emoties , behoeften en creatieve kracht ligt. En waar meer ruimte is voor authentieke persoonlijkheid en gedrag en waarbinnen men zich vanuit vrijere beweging ook vitaler gaat voelen. Vergelijkbaar met de ruimte voor kinderen, die net of al wat langer geleden hun box hebben mogen verlaten en inmiddels in een min of meer vrije ruimte met elkaar spelen.

Vóórdat ze langzaam maar zeker door het onderwijs, een meer of minder strenge opvoeding en de maatschappelijke wetten, normen en waarden en heersende organisatie- en managementculturen in een nieuw keurslijf als box terecht komen. Een nieuwe box waarbinnen ze hun eigen speeltjes en veilige speelruimte neigen op te bouwen via geld, status en macht… 

HNW biedt een mooie kans om samen weer een nieuwe (professionele) vrije speelruimte te creëren. Met een sfeer die uitnodigt om veilig te experimenteren en nieuwe uitdagingen en ontwikkelingen met enthousiasme tegemoet te treden. Dat kan een effectieve oplossing voor het volgende een kip en ei probleem.
Als je niet gewend bent om met onzekerheden om te gaan, vormen nieuwe uitdagingen vaak een bedreiging. Maar door die bedreigingen uit de weg te gaan leer je ook niet om daar op een krachtige, creatieve manier op te reageren. En misschien wel het belangrijkste: daardoor ontneem je jezelf de mogelijkheid om te gaan zien dat die bedreiging misschien wel heel relatief is.
Het is de kunst om bij een verandering of spanningsveld, in plaats van hierop te reageren als een bedreiging van je comfortzone, te leren mee te bewegen - zoals in de oosterse filosofie wordt gepropageerd - en deze met nieuwsgierigheid en een open mind tegemoet te treden. Dat biedt vaak de beste uitkomsten en tegelijkertijd nieuwe inspirerende ervaringen en contacten. Zo kan een bedreiging transformeren tot een gelegenheid om je sociaal, cultureel en professioneel verder te ontwikkelen.

Een klein jaar geleden werd ik ontroerd toen ik tijdens het beluisteren van één van mijn favoriete songs van één van mijn favoriete bands, namelijk ‘That's the way of the world’ van Earth Wind & Fire, de bijbehorende tekst bekeek. De passage die mij zo raakte was: “A child is born with a heart of gold / The way the world works makes it grow cold…”. Misschien wel het belangrijkste wat ons hart koud maakt is dat we ons als volwassenen teveel in die box laten opsluiten of beter gezegd dat we ‘vrijwillig’ die comfortzone om ons heen creëren en onze emoties niet meer de vrije loop laten. Bijvoorbeeld als grenzen worden overschreden of als iets positiefs of treurigs ons diep raakt. Daarmee raken we geblokkeerd en is er steeds minder ruimte voor nieuwe emoties, wat de veerkracht ontneemt om om te gaan met eventuele nieuwe spanningen. We gaan die dan ook extra uit de weg en daarmee verliezen we ons empathisch vermogen, blijven contacten oppervlakkig en bouwen we dus ook geen diepere band op. Het leven verwordt daarmee tot een oppervlakkig - soms comfortabel maar veelal eenzijdig - patroon, in plaats van een dynamisch afwisselend zich voortdurend ontwikkelend en verbredend verhaal. Daarmee ontnemen we onszelf en anderen de kans om te floreren en werkelijk gelukkig te zijn. In plaats daarvan zoeken we afleiding in de bevrediging van allerlei egobehoeften en meten we ons allerlei daarmee samenhangende leefgewoontes aan.

Tijd dus voor ons volwassenen om de box te verlaten en samen een nieuwe open speelruimte met flexibele spelregels te creëren. En daarbij nieuwe uitdagingen aan te gaan en onszelf en anderen voldoende ruimte te geven voor onze gevoelens en emoties. Tenslotte geldt "outside of the comfortzone is where the magic happens (and flow begins…)". Daarbij blijft het overigens wel zaak om niet door te schieten in het vrije speelgedrag en daarbij de verantwoordelijkheid voor de organisatiebelangen en bredere maatschappelijke waarden uit het oog te verliezen.